Proposta Metodológica de Dimensionamento da Força de Trabalho na UFSC

ORIENTAÇÕES PARA A EQUIPE DO SETOR EM DIMENSIONAMENTO

Estas orientações, específicas para a equipe do setor em dimensionamento, dizem respeito à Etapa 2: Formulário da Equipe, que consiste em um questionário quantitativo sobre as ENTREGAS realizadas e as DEMANDAS REPRIMIDAS pelo setor.

A Etapa 2 – Formulário da Equipe estará disponível no sistema após o gestor realizar a Etapa 1 – Gestão da Equipe.

Para acessar o vídeo com as orientações para a equipe do setor em dimensionamento, clique aqui.

1. Entre no site https://adrh.sistemas.ufsc.br/dimensionamento/ e faça login com o seu idUFSC:

2. Clique no ícone “Instrumento” e, após, em “1. Formulário da Equipe”.

3. Em “Histórico de etapas do dimensionamento”, clique em “Ações – Acessar”.

4. Na tela que abrirá, leia as orientações sobre o preenchimento do instrumento de coleta de dados. Ao final da tela, clique em “Tomar ciência”.

5. Após tomar ciência, clique em “Questionário quantitativo”:

6. Entrega e demanda reprimida – Para dar início ao preenchimento das entregas específicas e da demanda reprimida, clique em “Adicionar”.

7. Na janela que abrirá, em “Nome da Entrega”, preencha o nome da entrega, por exemplo, “Elaboração de atas de reuniões de orientação para a realização do Projeto Piloto”.

Em seguida, em “Descrição”, preencha a descrição da entrega (opcional), por exemplo “Elaboração de ata de reunião com os setores da unidade participante do projeto piloto de dimensionamento: Apresentação da metodologia e do sistema de coleta de dados”.

Clique em “Salvar” e em “Sim”. Repita o procedimento para incluir todas as entregas do setor.

Observação: O Banco de Entregas poderá auxiliar na definição das entregas do setor.

8. Tempo médio da entrega e da demanda reprimida – Após adicionar as entregas do setor, dê início ao preenchimento do Tempo Médio de cada uma das entregas. Clique no primeiro espaço em branco indicado na figura e digite o tempo médio da entrega, por exemplo, 1,00. Em seguida, selecione a unidade (minutos ou horas), por exemplo, horas.

Caso você tenha dúvidas sobre como identificar o tempo-médio e como calculá-lo, fizemos um documento com várias dicas e exemplos disponíveis aqui. Esses exemplos são de projetos pilotos já realizados em outros setores da UFSC.

9. Quantitativos da entrega e da demanda reprimida – Após a definição do tempo médio, ocorrerá o preenchimento do quantitativo da entrega ou demanda reprimida. Para tanto, deverá ser considerado o produto, serviço ou resultado que essa entrega gera e identificada a quantidade realizada. Clique no primeiro espaço em branco indicado na figura e digite o quantitativo, por exemplo, 10 (para indicar que foram elaboradas 10 atas de 1 hora cada).

10. Participantes da entrega e da demanda reprimida – Após o quantitativo, será solicitado que o setor informe quais servidores participam de cada uma das entregas ou demandas reprimidas. Para tanto, clique em “Adicionar”. Na janela que abrirá, preencha e selecione o nome do servidor do setor que participa da entrega. Se você é gestor, clique no ícone verde e depois clique em “Salvar”. Repita o procedimento para acrescentar todos os servidores que participaram da entrega.

Observação: O servidor que durante todo o período de coleta de dados estiver de férias, afastado ou de licença não deverá ser adicionado como participante da entrega, mas sim aquele que efetivamente a realizou.

11. Avaliação de complexidade das entregas e das demandas reprimidas – Serão apresentadas oito afirmações (frases) para qualificar e caracterizar a complexidade de cada uma das entregas ou demandas reprimidas. Cada afirmação possui opções de respostas e deverá ser escolhida uma que melhor defina a entrega.

Clique no espaço em branco abaixo de cada afirmação e selecione a opção adequada. Ao deixar o mouse sobre a resposta aparecerá uma explicação sobre ela, caso haja dúvidas sobre sua compreensão.

A resposta “e-mail ou telefone” deverá ser utilizada para as entregas de atendimento por e-mail ou atendimento telefônico, pois essas não terão sua complexidade avaliada.

Observação: Para maiores orientações sobre a complexidade, clique aqui.

Repita esse procedimento até incluir todas as entregas do setor. Lembre-se que atividades de estudo, planejamento, discussões, embora por vezes não gerem um produto específico, também fazem parte do nosso trabalho como técnicos-administrativos em educação. Portanto, devem aparecer como entregas.

Observação: Os dados preenchidos no questionário quantitativo são salvos automaticamente, por isso não há um botão para salvar.

12. Após a finalização do preenchimento de todas as entregas e seus dados, clique em “Tomar ciência”.

Isso significa que você está de acordo com tudo que foi registrado e autoriza o gestor superior a enviar o formulário preenchido para a equipe do dimensionamento.

Caso algum servidor não tenha tomado ciência, o gestor da equipe deverá informar o motivo em “Área do Gestor”, no campo indicado abaixo.

O gestor também poderá bloquear o preenchimento dos dados no formulário. Essa ação impede que a equipe do setor realize qualquer tipo de alteração no questionário quantitativo. Para isso, aperte o botão vermelho “Bloquear”, indicado acima.

13. Após concluídas todas as etapas do preenchimento, o gestor da equipe deverá informar ao gestor superior que o formulário está pronto para ser encaminhado à Divisão de Dimensionamento.

Esse encaminhamento é uma atribuição exclusiva do gestor superior e para realizá-lo acessar “Área do Gestor Superior” e clicar em “Enviar para a Análise”.

Observações importantes:

1. As entregas devem englobar todo o trabalho desenvolvido, seja ele algo concreto ou não (Exemplos: planejamento, organização, estudo).
2. Caso mais de uma pessoa participe simultaneamente da entrega (ao mesmo tempo), o tempo-médio deverá ser multiplicado pela quantidade de participantes (exemplos).
3. O quantitativo de entregas se refere ao somatório das unidades de entregas desenvolvidas no período de coleta de dados. Ex.: número de reuniões realizadas, número de documentos gerados.
4. Opção para quando não é possível quantificar a entrega: Considerar o tempo-médio utilizado por dia, semana ou mês. Exemplo: 1 hora por dia para responder mensagens de WhatsApp relacionadas ao trabalho. Tempo-médio: 1 hora e Quantitativo: número de dias úteis no período de coleta de dados.
5. Os quantitativos das entregas referentes a telefonemas e correio eletrônico poderão ser solicitados pelo setor para a SETIC por meio do Portal de Chamados. O tempo médio dos e-mails deverá ser informado pelo setor. Caso o tempo-médio de e-mails enviados seja diferente do tempo-médio de e-mails recebidos, ambos deverão ser informados. O tempo de duração das chamadas telefônicas será informado pela Setic. Nas questões de complexidade dessas entregas, deve-se selecionar a opção “e-mail ou telefone” como resposta.
6. Somente entrarão no cálculo do dimensionamento as entregas em que todos os dados foram fornecidos.
7. As DEMANDAS REPRIMIDAS do setor (atividades, processos e/ou procedimento que deveriam ter sido realizados, mas não foram por falta de condições de pessoal) deverão ser preenchidas na ETAPA 1, juntamente com as entregas, com a indicação de que se trata de demanda reprimida ao lado do nome da entrega. Exemplos: “DEMANDA REPRIMIDA – Desenvolvimento de Sistema – Demanda reprimida”; “DEMANDA REPRIMIDA – Mapeamento de processo”.
8. Os eventos de capacitação realizados durante o expediente (trabalho presencial), compatíveis com o cargo ocupado e o ambiente organizacional e finalizados no período de coleta de dados deverão ser preenchidos na ETAPA 1, juntamente com as entregas, com a indicação do tipo e do nome do evento de capacitação. Exemplos: “Curso de Capacitação – Excel para o ambiente de trabalho”; “Palestra – Introdução e adequação da Lei Geral de Proteção de Dados na UFSC”. A carga horária do evento de capacitação deverá ser preenchida no campo “Tempo médio”.
9. A participação em projetos ou ações de extensão, com formalização no SIGPEX e sem remuneração, deverá ser preenchida na ETAPA 1, juntamente com as entregas, com a indicação do tipo e do título do projeto ou ação de extensão. Exemplos: “Projeto de Extensão – Preparação de Amostras e Análises por Meio de Microscopia Eletrônica de Varredura e de Transmissão”; “Curso de Extensão – Conscientização e pesquisa sobre as práxis dos(as) profissionais da educação”. A carga horária despendida no projeto ou ação deverá ser preenchida no campo “Tempo médio”.
10. A participação em projetos de pesquisa, com formalização no SIGPEX e sem remuneração, deverá ser preenchida na ETAPA 1, juntamente com as entregas, com a indicação do título do projeto. Exemplos: “Projeto de Pesquisa – A Gestão Universitária no processo da formação: um olhar a partir da sua própria prática”; “Projeto de Pesquisa – Sistemas de Cultivo Superintensivo de Microalgas”. A carga horária despendida no projeto de pesquisa deverá ser preenchida no campo “Tempo médio”.
11. A participação em órgãos deliberativos da UFSC, como representante dos TAEs, deverá ser preenchida na ETAPA 1, juntamente com as entregas, com a indicação do órgão deliberativo. Exemplos de órgãos deliberativos: Conselho Universitário, Conselho de Curadores, Câmara Graduação e/ou Pesquisa e/ou Extensão e/ou de Pós-Graduação, Conselho de Unidade, Colegiado de departamento, Colegiado de Curso de Graduação e/ou de Pós-Graduação. A carga horária despendida na participação deverá ser preenchida no campo “Tempo médio”.
12. A participação em comissões da UFSC deverá ser preenchida na ETAPA 1, juntamente com as entregas, com a indicação da denominação da comissão, o número da portaria de criação e se as atividades desenvolvidas na comissão fazem parte das atribuições do setor ou não. Exemplos: Comissão de Processo Administrativo Disciplinar (001/2022/CORG/GR) – não faz parte das atribuições do setor; Comissão Dimensionamento (088/2021/PRODEGESP) – faz parte das atribuições do setor. A carga horária despendida para os trabalhos da comissão deverá ser preenchida no campo “Tempo médio”.